CRM для языковых школ: план работ и смета

План новой программы для школ: что делаю, зачем, как принимаем каждую задачу, сколько времени она займёт и сколько стоит.

Версия 1.3 · 30.10.2026

Обзор

Условия работы · Как устроен план

Условия работы

фикс

Цена задачи фиксированная. Если задача займёт больше времени, чем указано, доплачивать не нужно: это мой риск.

в цене

В цену входит ровно то, что описано в задаче и её критерии приёмки. Новые функции и правила, которых нет в задаче, и переделка принятых задач — отдельно (ошибки в принятых задачах исправляю бесплатно, см. ниже). Мелкие правки внутри задачи до сдачи, если я что-то понял не так, входят в цену.

17 $ / ч

Ставка — 17 $ в час. Обычно беру 22 $, но проект большой.

10 дней

Приёмка — 10 дней после сдачи спринта. Замечания по критериям задач исправляю в том же спринте.

бесплатно

Свои ошибки исправляю бесплатно и без срока давности: программа не делает того, что описано в принятой задаче, или части, которые работали по отдельности, мешают друг другу. Бесплатное исправление не касается случаев, когда причина вне моей работы:

  • изменения, которые вносил кто-то другой;
  • изменения во внешних сервисах (банк, SalesDrive, Telegram);
  • неверные данные или настройки со стороны школы.

поддержка

Пока идёт разработка, бесплатно исправляю всё, что сделано на прошлых этапах и работает неправильно: можно вернуться с этапа на этап. После сдачи всей программы — ещё месяц бесплатной поддержки: исправляю всё, что работает неправильно.

настройки

Все числа в правилах — в настройках (4 часа на отмену, 14 дней паузы, 60 часов нагрузки, проценты, лимиты). Владелец меняет их сам, без программиста.

Как устроен план

4 468 $

264 ч

Этапы 1–6 — запуск школы в новой программе

≈ 1 111 $

65,5 ч

Этапы 7–9 — после запуска, ТЗ уточняется

≈ 449 $

≈ 26,5 ч

Опции на выбор, если взять все

Структура: этапы → блоки → задачи. Этап — крупный шаг работы, после него школа получает результат, который можно проверить. Этап делится на блоки: в блоке собраны задачи одной темы, например «Цены» или «Долги» в этапе 3. Задача — отдельная работа со своим временем, стоимостью и критерием приёмки.

У каждой задачи — название, суть одной строкой, описание «что это и зачем», критерий приёмки (как проверяем, что задачу можно закрыть), время и стоимость. Время и стоимость — за всю работу над задачей: продумать, нарисовать экран (где нужен), сделать и проверить. Отдельно школа за это не платит.

Спринты — работа частями. Школа выбирает задачи на сумму, которую готова потратить сейчас. 50% — перед стартом спринта, 50% — после приёмки.

Пример: школа выделила на месяц 700 $ и выбрала задачи на эту сумму. 350 $ она платит перед стартом, 350 $ — после приёмки.

Этапы 7–9 (доходы и расходы, мотивация команды, общение с учениками) делаем точно, но подробные правила и критерии по ним ещё не согласованы. Поэтому цена у них со знаком ≈ — уточню, когда правила будут готовы.

Этапы

9 этапов · 28 блоков · 144 задач

Этапы 1–6 · запуск

Этапы 7–9 · после запуска, ТЗ уточняется

Этап 1

Подготовка и основа программы

32,5 ч550 $2 блока · 12 задач

Зачем

На этом этапе держатся все остальные: проверяю подключения, рисую внешний вид и строю основу программы.

Что школа получает после этапа

Программа работает на сервере школы, пока без данных школы. В неё можно войти, настроить роли сотрудников и правила, внешний вид утверждён, каждую ночь делается резервная копия.

1.1 Проверки и данные школы

8,5 ч · 144 $

Сначала проверяю подключения и данные школы — чтобы строить на фактах, а не на догадках, и потом не переделывать.

1.1.1Проверка связи с SalesDrive

Смотрю, какие данные присылает SalesDrive при записи на пробный и при оплате.

1 ч17 $

Что это и зачем

На тестовом доступе смотрю, какие именно данные SalesDrive отправляет, когда ученика записывают на пробный и когда он платит. Фиксирую формат, чтобы приём учеников потом работал без сюрпризов.

Как принимаем
  • Есть реальные примеры событий SalesDrive
  • понятно, какие поля приходят и как отличить повтор от нового события.

1.1.2Проверка подключения банков

Проверяю, какие данные о поступлениях дают Монобанк и ПриватБанк.

1 ч17 $

Что это и зачем

Проверяю на реальном доступе, как Монобанк и ПриватБанк передают поступления на счёт ФОП: какие данные о плательщике есть, как часто они приходят.

Как принимаем
  • Получены реальные поступления из обоих банков
  • понятно, по каким данным узнать плательщика.

1.1.3Разбор данных школы

Разбираю таблицы и списки школы и отмечаю, чего не хватает.

1 ч17 $

Что это и зачем

Принимаю и раскладываю то, что пришлёт школа: таблицу цен, ставки, список ФОП, таблицу прошлых оплат, преподавателей и учеников. Отмечаю, чего не хватает.

Как принимаем
  • По каждому материалу из списка понятно: получен, разобран, чего не хватает и у кого спросить.

1.1.4Внешний вид программы

Стиль программы и макеты главных экранов в светлой теме.

5,5 ч93 $

Что это и зачем

Рисую стиль программы в светлой теме: цвета, шрифты, таблицы, карточки, кнопки. Делаю макеты главных экранов: кабинет семьи, кабинет преподавателя, раздел событий, карточка ученика. Учитываю бренды трёх школ. Беру за основу уже готовый стиль, поэтому время меньше, чем при дизайне с нуля.

Как принимаем
  • Макеты ключевых экранов утверждены школой
  • дальше все разделы делаются в этом стиле.

1.2 Основа программы

24 ч · 406 $

Общие механизмы, на которых работают все разделы: вход, права, настройки, история изменений, копии.

1.2.1Сервер, рабочая и тестовая версия

Программа на сервере: рабочая версия для школы и тестовая для проверок.

2 ч34 $

Что это и зачем

Разворачиваю программу на сервере. Делаю две версии: рабочую для школы и тестовую, где проверяю новое, не трогая живые данные.

Как принимаем
  • Обе версии открываются по своим адресам
  • обновление сначала проверяется на тестовой
  • если обмен с банком или SalesDrive прервался, ответственный получает сигнал, а пропущенные данные догружаются после восстановления.

1.2.2Резервные копии каждую ночь

Каждую ночь — полная копия в отдельное хранилище, копии хранятся месяц.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Каждую ночь программа сама сохраняет полную копию в отдельное хранилище, доступ к которому есть только у владельца школы. Копии хранятся за последний месяц. Один раз проверяю, что из копии программа действительно восстанавливается.

Как принимаем
  • Копии появляются каждую ночь
  • программа восстановлена из копии на отдельном сервере и все данные на месте
  • копии зашифрованы
  • если ночная копия не сделалась, приходит сигнал.

1.2.3Вход сотрудников и защита денег

Вход по коду на почту, деньги и бухгалтерия — под вторым подтверждением.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Владелец сам добавляет и отключает сотрудников. Сотрудники входят по коду на почту. Всё, что касается денег и бухгалтерии, дополнительно закрыто вторым подтверждением. Сводка заработка владельца открывается без лишних шагов.

Как принимаем
  • Сотрудник входит по коду
  • бухгалтерия без второго подтверждения не открывается
  • сводка владельца — открывается
  • владелец добавляет и отключает сотрудника сам.

1.2.4Роли и права сотрудников

Для каждой роли задаётся, что она видит и может менять.

4 ч68 $

Что это и зачем

Справочник ролей: сейл, менеджер, преподаватель, ментор, бухгалтер, владелец. Для каждой роли переключателями задаётся, какие разделы и поля она видит и может менять. Владелец может посмотреть программу «глазами» любой роли.

Как принимаем
  • Изменение переключателя сразу меняет то, что видит роль, — на экране, в карточке и в выгрузке
  • режим «посмотреть как» работает.

1.2.5Настройки правил

Числа правил хранятся в настройках, владелец меняет их сам.

2 ч34 $

Что это и зачем

Все числа правил (4 часа, 14 дней, 60 часов, 15%, пороги ФОП и т. д.) хранятся в одном разделе настроек, а не зашиты в программу. Владелец меняет их сам, без программиста. Каждое изменение сохраняется с датой. Изменение числа действует с даты изменения и не пересчитывает прошлые списания.

Как принимаем
  • Изменение числа в настройках меняет поведение программы без участия разработчика
  • видно, кто и когда менял.

1.2.6История всех изменений

Программа записывает, кто, когда и что поменял.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Программа записывает, кто, когда и что поменял: что было, что стало и почему. Это касается уроков, расписания, денег и прав. По этой истории разбираются любые споры.

Как принимаем
  • По любому уроку, оплате или ученику видна полная история изменений с автором и временем.

1.2.7Единый вид разделов: таблица, карточка, выгрузка

Общая таблица, карточка и выгрузка в Excel для всех разделов.

7,5 ч127 $

Что это и зачем

Одна общая основа для всех разделов: таблица с фильтрами, сортировкой и настройкой колонок, карточка объекта со всеми связанными данными и кнопка «выгрузить в Excel», которая выгружает только то, что разрешено роли. Делаю один раз — дальше все разделы собираются быстрее и выглядят одинаково.

Как принимаем
  • Новый раздел использует готовые таблицу, фильтры, основу карточки и выгрузку
  • особые действия добавляются в своих задачах
  • поле, закрытое для роли, не попадает ни на экран, ни в выгрузку, ни в ответ программы по прямой ссылке.

1.2.8Школы и языки

Справочник языков-школ с брендом, новое направление — одной записью.

1 ч17 $

Что это и зачем

Справочник языков-школ: название, бренд, цвета, логотип, ментор. Язык работает как «товар»: у ученика могут быть несколько языков, правила для всех школ одни. Новое направление добавляется записью в справочник.

Как принимаем
  • Можно добавить новый язык без разработки
  • в кабинете и сообщениях виден бренд нужной школы.

Этап 2

Ученики, преподаватели и уроки

73 ч1 235 $6 блоков · 40 задач

Зачем

Главное, ради чего программа делается: преподаватели и ученики работают с расписанием и уроками в одном месте.

Что школа получает после этапа

Ученики приходят из SalesDrive, у семей и преподавателей есть свои кабинеты, расписание строится само, уроки отмечаются, отмены, переносы и пропуски обрабатываются по правилам школы. Списания денег и сообщения семье включаются, когда готовы этапы 3 и 4.

2.1 Ученики и семьи

14,5 ч · 246 $

Единая карточка ученика и семьи — центр всей программы.

2.1.1Карточка семьи и ученика

Семья — плательщик, дети в ней — отдельные ученики со своими уроками.

4 ч68 $

Что это и зачем

Семья — это аккаунт плательщика; дети в ней — отдельные ученики со своими уроками. Взрослый, который платит сам, — семья из одного человека. В карточке ученика: контакты, дата рождения (для подарка), языки, преподаватели, история.

Как принимаем
  • Можно завести семью с двумя детьми на разных языках
  • у каждого ребёнка своя история уроков
  • у ученика отмечено, сам ли он платит или за него платят.

2.1.2Статусы ученика

Предварительный, активный, «под вниманием», пауза или «потеряшка».

2 ч34 $

Что это и зачем

Предварительный (записан на пробный) → активный (оплатил) → «под вниманием» (пропустил 2 урока) → пауза или «потеряшка». По статусам удобно фильтровать и работать менеджеру.

Как принимаем
  • Статус меняется по правилам автоматически или вручную менеджером
  • таблица учеников фильтруется по статусу.

2.1.3Приём учеников из SalesDrive

Записанный на пробный в SalesDrive сам появляется в программе, без дублей.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Когда в SalesDrive ученика записывают на пробный, в программе сам появляется предварительный ученик. Повторное событие не создаёт дубль, два ребёнка с одним телефоном не склеиваются.

Как принимаем
  • Запись на пробный в SalesDrive создаёт ученика в программе один раз
  • повтор события ничего не дублирует.

2.1.4Объединение двойных карточек

Две карточки одного ученика объединяются одной командой.

2 ч34 $

Что это и зачем

Если ученик попал в программу дважды, сотрудник объединяет карточки одной командой: перед объединением видно, что куда перейдёт; уроки, оплаты, подарки и споры переходят в одну карточку. Автоматически по телефону программа не склеивает — у брата и сестры он часто общий.

Как принимаем
  • Две карточки объединяются в одну без потери уроков и оплат.

2.1.5Обучение по языку

Кто вёл ученика по каждому языку и когда менялся преподаватель.

1 ч17 $

Что это и зачем

Связка «ученик — язык — преподаватель» с историей: кто вёл ученика и когда менялся преподаватель.

Как принимаем
  • У ученика с двумя языками видны оба обучения и история смены преподавателей.

2.1.6Источник ученика и причина ухода

У каждого ученика записано, откуда он пришёл и почему ушёл.

1 ч17 $

Что это и зачем

Откуда пришёл ученик (из SalesDrive, с меткой рекламы) и почему ушёл (цена, преподаватель, время и т. п.) — поля, без которых карточку не сохранить. По ним потом видно, откуда приходят и почему уходят ученики.

Как принимаем
  • У каждого ученика есть источник
  • при уходе нельзя не указать причину.

2.2 Кабинет семьи и ученика

11 ч · 186 $

Семья видит всё о своих уроках и деньгах без переписки с менеджером.

2.2.1Вход в кабинет по паролю

Один пароль на взрослых семьи, ребёнку при необходимости — свой.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

У семьи один общий вход для взрослых: пароль вводится один раз и запоминается, если забыли — восстановление по ссылке. Ребёнок, которому нужен свой вход, получает отдельный пароль только к своей странице.

Как принимаем
  • Взрослые входят по общему паролю семьи
  • ребёнок по своему паролю открывает только свою страницу, страницу брата — не открывает даже по прямой ссылке.

2.2.2Установка кабинета на телефон

Кабинет открывается на телефоне как приложение, без App Store и Google Play.

1 ч17 $

Что это и зачем

Кабинет можно сохранить на телефон и открывать как обычное приложение — без App Store и Google Play.

Как принимаем
  • Кабинет устанавливается на iPhone и Android и открывается с иконки.

2.2.3Расписание и уроки в кабинете

Семья видит расписание, прошедшие уроки, списания и ссылки на урок.

4 ч68 $

Что это и зачем

Семья видит расписание, прошедшие уроки, отметки и списания, ссылки на урок.

Как принимаем
  • Ученик видит ближайшие уроки и историю
  • каждое списание видно с причиной.

2.2.4Что видят ребёнок и родитель

Ребёнок видит только свои уроки, родитель — всех детей.

1 ч17 $

Что это и зачем

Ребёнок видит свои уроки и общий баланс семьи, но не страницу брата или сестры. У родителя — вкладка со всеми детьми.

Как принимаем
  • Ребёнок не видит страницу брата
  • родитель видит всех детей.

2.2.5Настройки уведомлений

Семья сама включает и выключает напоминания и рекламу.

1 ч17 $

Что это и зачем

Семья сама включает и выключает напоминания и рекламу в кабинете. По умолчанию родителю приходят оплаты, долги и отчёты, а напоминания об уроках и реклама выключены.

Как принимаем
  • Переключатели в кабинете меняют, какие сообщения уходят семье.

2.2.6Правила школы в кабинете

Страница с правилами отмен, пропусков, возвратов и подарков.

0,5 ч8 $

Что это и зачем

Страница с правилами: отмены, пропуски, возвраты, подарки. Текст даёт школа.

Как принимаем
  • Правила видны в кабинете
  • текст меняется без разработчика.

2.2.7Главный экран: что сделать сейчас

Сверху кабинета — одно главное действие, ниже — ближайший урок.

1 ч17 $

Что это и зачем

Сверху кабинета — одно главное действие (оплатить долг, ответить на вопрос, открыть домашку), ниже — ближайший урок и задание.

Как принимаем
  • Семья с долгом видит кнопку оплаты первой
  • без долга — ближайший урок и домашку.

2.3 Преподаватели и расписание

23 ч · 389 $

Расписание строится само, без пересечений и ручной работы.

2.3.1Карточка преподавателя

Язык, ставка, нагрузка, ученики и группы преподавателя.

2 ч34 $

Что это и зачем

Язык, ставка с датой действия, нагрузка, ссылки на уроки, ученики и группы.

Как принимаем
  • По преподавателю видны его ученики, нагрузка и ставка с историей изменений.

2.3.2Свободное время и лимит нагрузки

Преподаватель отмечает свободное время, нагрузка — не больше 60 часов в неделю.

2 ч34 $

Что это и зачем

Преподаватель отмечает, когда он свободен. Программа следит, чтобы нагрузка не превышала 60 часов в неделю.

Как принимаем
  • Свободное время видно в программе
  • при превышении лимита преподаватель не предлагается для новых учеников.

2.3.3Постоянное расписание и календарь

Постоянное расписание само превращается в уроки на календаре.

5,5 ч93 $

Что это и зачем

Постоянное расписание («вторник и четверг в 18:00») само превращается в уроки на календаре. Видно по преподавателю, ученику и школе.

Как принимаем
  • Расписание порождает уроки на месяцы вперёд
  • календарь показывает их по преподавателю и ученику.

2.3.4Защита от накладок

Два урока в одно время поставить нельзя, часовые пояса учтены.

2 ч34 $

Что это и зачем

Нельзя поставить два урока в одно время одному преподавателю или ученику. Время начала — шагом 15 минут, часовые пояса учитываются.

Как принимаем
  • Попытка поставить пересекающийся урок отклоняется
  • ученик в другой стране видит своё время.

2.3.5Переход на летнее и зимнее время

При смене времени уроки переносятся сами.

1 ч17 $

Что это и зачем

При смене времени уроки переносятся автоматически, ученику ничего выбирать не нужно.

Как принимаем
  • После перевода часов уроки стоят в правильное время у преподавателя и ученика.

2.3.6Преподаватель меняет расписание сам

Преподаватель сам правит расписание ученика, ученик получает уведомление.

2 ч34 $

Что это и зачем

Преподаватель сам правит расписание своего ученика, без согласований. Каждое изменение записывается, ученик получает уведомление.

Как принимаем
  • Изменение видно ученику и в истории
  • менеджеру не приходят лишние сообщения.

2.3.7Отпуск и болезнь преподавателя

Отпуск или болезнь — одним действием, уроки отменяются без списания.

2 ч34 $

Что это и зачем

Отпуск — заранее, за 14 дней. Болезнь или форс-мажор — в любой момент, одним действием на весь период. Уроки отменяются без списания, ученики оповещаются.

Как принимаем
  • Отсутствие ставится одним действием
  • все затронутые ученики получают сообщение
  • уроки не списываются.

2.3.8Ссылки на урок

Ссылки на Zoom и Калину хранятся у ученика, без ссылки — напоминание.

1 ч17 $

Что это и зачем

Ссылки на Zoom и Калину хранятся у ученика. Если за сутки до первого урока ссылки нет — напоминание преподавателю.

Как принимаем
  • Ссылка видна ученику в кабинете
  • без ссылки преподаватель получает напоминание.

2.3.9Правила и контакты для преподавателя

Правила школы и контакты для преподавателя с отметкой о прочтении.

0,5 ч8 $

Что это и зачем

Страница для преподавателя: правила работы школы, кому писать по какому вопросу, шаблоны приветствия. Преподаватель отмечает, что ознакомился с правилами; при новой версии — отмечает заново. Тексты даёт школа.

Как принимаем
  • По каждому преподавателю видно, какую версию правил и когда он прочитал.

2.3.10Кабинет преподавателя

Расписание, ученики и отметка уроков в одном месте, без денег.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Одно место для преподавателя: расписание, ученики, отметка уроков, баланс учеников в уроках и минутах, без денег.

Как принимаем
  • Преподаватель делает всю ежедневную работу в своём кабинете и не видит денег учеников.

2.3.11Еженедельный выходной преподавателя

В выходной преподавателя сроки не идут и задачи менеджеру не создаются.

0,5 ч8 $

Что это и зачем

Преподаватель отмечает свой постоянный выходной. В этот день сроки ответа (например, сутки на нового ученика) не идут и задачи менеджеру не создаются.

Как принимаем
  • В выходной преподавателя задача «не ответил» не появляется
  • на следующий день срок идёт заново.

2.4 Проведение уроков

14,5 ч · 244 $

Каждый урок отмечается и списывается по правилам, спорные ситуации разбираются по истории.

2.4.1Отметка «урок был»

Преподаватель отмечает урок, без отметки — напоминание, потом задача менеджеру.

2 ч34 $

Что это и зачем

Преподаватель отмечает урок не раньше чем за 10 минут до конца. Не отметил за сутки — напоминание, за двое суток — задача менеджеру. Подтверждённый урок преподаватель уже не меняет — исправляет менеджер с указанием причины.

Как принимаем
  • Отметка доступна в правильное время
  • напоминание и задача менеджеру появляются в срок.

2.4.2«Ученик не пришёл»

Ученика нет — через 15 минут преподаватель решает, списывать ли урок.

1 ч17 $

Что это и зачем

Через 10 минут после начала у преподавателя появляется кнопка, через 15 минут он решает, списывать ли урок. Если списал — ученику отдельное сообщение.

Как принимаем
  • Кнопка появляется вовремя
  • решение преподавателя списывает или не списывает урок
  • ученик получает сообщение.

2.4.3«Преподаватель не подключился»

Ученик нажимает кнопку — урок не списывается, причину выясняют.

1 ч17 $

Что это и зачем

Через 10 минут у ученика появляется кнопка. Урок не списывается, ментору и менеджеру — задача выяснить причину.

Как принимаем
  • Нажатие кнопки отменяет списание и создаёт задачу.

2.4.4Отмена урока и правило 4 часов

Отмена за 4 часа и раньше — бесплатно, позже решает преподаватель.

2 ч34 $

Что это и зачем

Отмена за 4 часа и раньше — бесплатно, время считается по сообщению ученика. Позже — решает преподаватель: списать или перенести.

Как принимаем
  • Отмена ровно за 4 часа не списывается
  • поздняя отмена ждёт решения преподавателя
  • на пробный урок правило 4 часов не действует.

2.4.5Спор о списании

48 часов, чтобы оспорить списание, спор разбирает менеджер.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

48 часов на кнопку «не согласна». Спор уходит менеджеру, по спорному уроку преподаватель не получает оплату, пока спор не решён.

Как принимаем
  • Кнопка доступна 48 часов
  • спор создаёт задачу
  • спорный урок исключён из оплаты до решения.

2.4.6Урок, внесённый задним числом

Забытый урок можно внести, ученик получает уведомление и может оспорить.

1 ч17 $

Что это и зачем

Преподаватель может внести забытый урок. Ученик получает уведомление о списании и может оспорить.

Как принимаем
  • Внесённый урок списывается, ученик уведомлён, кнопка «оспорить» работает.

2.4.7Форс-мажор

Урок сорвался ни по чьей вине — не списывается, не оплачивается, переносится.

0,5 ч8 $

Что это и зачем

Если урок сорвался не по вине ученика и не по вине преподавателя, урок не списывается, преподаватель не получает оплату, урок переносится.

Как принимаем
  • Отметка «форс-мажор» не списывает урок и не начисляет оплату.

2.4.8Тема урока и домашнее задание

После урока — тема, домашка и комментарий, ученик видит домашку в кабинете.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

После урока преподаватель коротко пишет тему, домашку и комментарий. Ученик видит домашку в кабинете и может задать вопрос к уроку. Есть и внутренняя заметка — её видят только сотрудники.

Как принимаем
  • Домашка видна ученику до следующего урока
  • вопрос ученика приходит преподавателю
  • внутреннюю заметку ученик не видит.

2.4.9Ученик просит перенести урок

Ученик выбирает новое время из свободных окон, преподаватель подтверждает.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Ученик выбирает новое время из свободных окон преподавателя. Пока запрос ждёт, это время никому не продаётся, а старый урок остаётся на месте. Преподаватель подтверждает или предлагает два своих варианта; если молчит 12 часов — напоминание, ещё через 12 — задача менеджеру. Если до урока осталось мало времени, запрос сгорает.

Как принимаем
  • Проверены исходы: перенос подтверждён, предложены другие варианты, нет ответа (напоминание и задача), запрос сгорел
  • старый урок не пропадает, пока перенос не подтверждён.

2.4.10Временная замена преподавателя

Урок ведёт другой преподаватель и получает за него оплату.

0,5 ч8 $

Что это и зачем

Урок ведёт другой преподаватель; оплату получает тот, кто провёл урок; потом расписание возвращается к основному.

Как принимаем
  • Урок оплачен проводившему
  • после замены ученик снова у своего преподавателя.

2.4.11Постоянная передача ученика другому преподавателю

Ученик переходит к другому преподавателю насовсем, история и баланс сохраняются.

1 ч17 $

Что это и зачем

Ученик переходит к другому преподавателю насовсем: причина, уведомление ментора, история уроков и баланс сохраняются.

Как принимаем
  • После передачи у нового преподавателя полная история ученика
  • ментор получил уведомление.

2.5 Паузы и пропуски

5 ч · 85 $

Ученики не теряются, время в расписании не простаивает.

2.5.1Пауза ученика

До 14 дней время в расписании сохраняется, дольше — снимается.

2 ч34 $

Что это и зачем

Пауза до 14 дней — время в расписании сохраняется. Дольше — уроки снимаются, после возвращения ученик выбирает новое время. Пауза без даты — расписание снимается, ученик в списке «паузников».

Как принимаем
  • Короткая пауза сохраняет время, длинная освобождает
  • длительность каждой паузы видна.

2.5.2«Возвращаетесь?» перед концом паузы

За 2–3 дня до конца паузы бот спрашивает, нет ответа — задача менеджеру.

1 ч17 $

Что это и зачем

За 2–3 дня до конца паузы бот и кабинет спрашивают «Возвращаетесь?». Нет ответа — за день до конца задача менеджеру.

Как принимаем
  • Вопрос уходит вовремя
  • без ответа менеджер получает задачу.

2.5.3Правило пропусков

2 пропуска подряд — задача менеджеру, 4 подряд — время освобождается.

2 ч34 $

Что это и зачем

Пропустил 1 урок — следующий сохраняется. 2 подряд — статус «под вниманием» и задача менеджеру. 4 подряд — время в расписании освобождается.

Как принимаем
  • Статус и задача появляются после 2 пропусков
  • после 4 время освобождается автоматически
  • ученика на паузе с датой правило не трогает.

2.6 Группы

5 ч · 85 $

Групповые уроки работают по тем же правилам, что и индивидуальные.

2.6.1Группы: состав и расписание

Группа с общим расписанием, у каждого участника свой баланс.

3 ч51 $

Что это и зачем

Группа с участниками и общим расписанием, у каждого участника свой баланс. Группа стартует вместе с пробного.

Как принимаем
  • Можно создать группу, добавить учеников и вести её расписание.

2.6.2Отметка и списание группового урока

Урок списывается со всех, с отсутствующих — со скидкой 15%.

2 ч34 $

Что это и зачем

Преподаватель отмечает «был / не был / перенесли». Если был — урок списывается со всех, с отсутствующих — со скидкой 15%.

Как принимаем
  • Присутствующим списан полный урок, отсутствующим — со скидкой из настроек.

Этап 3

Деньги семьи

59,5 ч1 007 $7 блоков · 29 задач

Зачем

Деньги приходят и считаются сами: меньше ручной работы и ошибок, семья всегда видит свой баланс.

Что школа получает после этапа

Оплаты из банка сами зачисляются на баланс нужной семьи, уроки списываются по правильной цене, семья видит, на сколько уроков каждого языка ей хватит, долги, подарки, повышение цен и возвраты работают по правилам школы.

3.1 Цены

3,5 ч · 59 $

Цена урока зависит от суммы оплаты, все скидки считаются сами.

3.1.1Таблица цен ступенями

Цена урока зависит от того, сколько уроков оплачено сразу.

2 ч34 $

Что это и зачем

Цена урока зависит от того, за сколько уроков платят сразу: например, от 24 до 48 уроков — одна цена. Своя таблица для каждого языка, с датой действия; отдельные цены для групп и пар.

Как принимаем
  • На согласованных примерах — маленькая оплата, оплата за 30 уроков, оплата с персональной скидкой — число уроков совпадает с таблицей школы.

3.1.2Персональные скидки

Постоянная скидка ученику на все его уроки.

0,5 ч8 $

Что это и зачем

Постоянная скидка ученику (дети ветеранов, многодетные семьи), применяется ко всем его урокам.

Как принимаем
  • Скидка из карточки учитывается при каждом списании.

3.1.3Скидка на 25-й, 50-й, 75-й урок

25-й, 50-й и 75-й уроки — на треть дешевле.

1 ч17 $

Что это и зачем

Каждый такой урок стоит на треть дешевле: при цене 600 грн — 400 грн. Сумма округляется до целых гривен.

Как принимаем
  • На нужном уроке списывается сумма со скидкой.

3.2 Поступление денег

20,5 ч · 347 $

Не нужно сверять выписки вручную: программа сама понимает, кто заплатил.

3.2.1Подключение Монобанка

Оплаты на счета ФОП в Монобанке сами попадают в программу.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Поступления на счета ФОП в Монобанке сами появляются в программе.

Как принимаем
  • Каждое поступление видно в программе один раз
  • после обрыва связи пропущенные поступления догружаются
  • оплата, о которой сообщили и банк, и SalesDrive, учитывается один раз — деньги засчитывает только банк.

3.2.2Подключение ПриватБанка

Оплаты на счета ФОП в ПриватБанке сами попадают в программу.

3 ч51 $

Что это и зачем

То же для ПриватБанка.

Как принимаем
  • Каждое поступление видно в программе один раз
  • после обрыва связи пропущенные поступления догружаются
  • оплата, о которой сообщили и банк, и SalesDrive, учитывается один раз — деньги засчитывает только банк.

3.2.3Узнавание плательщика

Оплата от знакомого плательщика сама зачисляется нужной семье.

3 ч51 $

Что это и зачем

Программа помнит, кто за какую семью платит. Знакомый плательщик — деньги зачисляются сами. Одинаковые ФИО у разных людей не путаются.

Как принимаем
  • Оплата от знакомого плательщика зачисляется без участия человека.

3.2.4Нераспознанные платежи

Непонятную оплату менеджер привязывает к семье в один клик.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Если программа не поняла, чья оплата, создаётся задача менеджеру. Менеджер видит скрин, который семья прислала в бот, и привязывает оплату в один клик. Программа запоминает плательщика на будущее.

Как принимаем
  • Каждое поступление из контрольной выписки имеет один итог: зачислено семье, ждёт разбора или отмечено как поступление не от ученика
  • после ручной привязки следующая оплата от этого человека зачисляется сама.

3.2.5База плательщиков из прошлых оплат

Знакомых плательщиков программа узнаёт с первого дня.

1 ч17 $

Что это и зачем

Загружаю таблицу прошлых оплат, чтобы с первого дня узнавать знакомых плательщиков.

Как принимаем
  • На согласованном со школой списке прошлых оплат программа узнаёт плательщиков так, как ожидалось
  • неоднозначные имена оставлены на разбор.

3.2.6Ручной ввод оплаты

Оплаты из-за границы и через PayPal вносят вручную, подтверждает бухгалтер.

0,5 ч8 $

Что это и зачем

Для оплат из-за границы и через PayPal — ручное внесение с указанием семьи; запись подтверждает бухгалтер.

Как принимаем
  • Ручная оплата попадает на баланс семьи и в отчёты.

3.2.7Оплата по реквизитам в кабинете

В кабинете семьи — реквизиты, цены и сколько уроков получится.

1 ч17 $

Что это и зачем

Раздел «Оплатить» в кабинете семьи: актуальные реквизиты, таблица цен и подсказка, сколько уроков получится. Семья может нажать «я оплатил» и приложить скрин — это сигнал менеджеру, баланс пополнится, когда деньги придут в банк.

Как принимаем
  • Семья видит действующие реквизиты и цены
  • «я оплатил» со скрином попадает менеджеру и не пополняет баланс до поступления денег.

3.2.8Первая оплата делает ученика активным

После первой оплаты ученик сам становится активным и переходит к менеджеру.

1 ч17 $

Что это и зачем

Первая оплата, подтверждённая банком или бухгалтером (для ручной оплаты), переводит предварительного ученика в активные и передаёт его менеджеру, который ведёт учеников после первой оплаты. Скрин сам по себе не подтверждение.

Как принимаем
  • После первой оплаты статус меняется сам, менеджер видит нового ученика.

3.2.9Сверка денег

Каждый день и каждый месяц программа сверяет, что все деньги из банка учтены.

2 ч34 $

Что это и зачем

Каждый день: всё, что пришло в банк, либо зачислено семьям, либо ждёт разбора, либо отмечено как поступление не от ученика (например, перевод между своими счетами). Каждый месяц: начальный остаток + оплаты − списания за уроки − возвраты ± исправления = конечный остаток.

Как принимаем
  • На контрольном месяце с возвратом и переводом между своими счетами обе сверки сходятся
  • расхождение создаёт задачу бухгалтеру.

3.2.10Подсказка по скрину оплаты

Скрин оплаты из бота подсказывает менеджеру нужный платёж.

1 ч17 $

Что это и зачем

Семья присылает в бот скрин оплаты, программа читает с него сумму, дату и имя и предлагает менеджеру подходящий платёж из банка. Это только подсказка: деньги засчитываются по банку.

Как принимаем
  • На реальных скринах менеджер видит сумму, дату, имя и подходящий платёж
  • баланс пополняется только после поступления из банка.

3.2.11Оплата картой через LiqPay или WayForPay

Семья платит картой прямо из кабинета, деньги зачисляются сами.

3 ч51 $

Что это и зачем

Кнопка оплаты картой в кабинете семьи через один выбранный сервис. Платёж сам привязывается к семье, деньги сразу зачисляются на баланс.

Как принимаем
  • Тестовая оплата картой из кабинета зачислена на баланс нужной семьи без участия менеджера
  • комиссии и выплаты сервиса в баланс не попадают.

3.3 Баланс семьи

14 ч · 237 $

Семья видит не «900 гривен», а сколько уроков каждого языка ей хватит.

3.3.1Каждая оплата помнит свою цену

Купленные уроки остаются по старой цене даже после повышения.

3 ч51 $

Что это и зачем

Каждая оплата хранится вместе с ценой на день оплаты. Поэтому купленное раньше остаётся по старой цене даже после повышения.

Как принимаем
  • После повышения цены ранее оплаченные уроки списываются по старой цене.

3.3.2Списание за урок и исправления

Урок списывается с баланса семьи, ошибку исправляют записью с причиной.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Проведённый урок списывается с баланса семьи, сначала из самых ранних оплат. Каждое списание видно семье с причиной. Ошибочное списание или привязку оплаты менеджер исправляет отдельной записью с причиной — исходная запись сохраняется, баланс и начисления пересчитываются один раз.

Как принимаем
  • Баланс после урока уменьшается на правильную сумму
  • спор, решённый в пользу семьи, возвращает урок на баланс
  • повторное нажатие не списывает дважды.

3.3.3Прогноз баланса по расписанию

Программа показывает, на сколько уроков каждого языка хватит денег.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Программа идёт по ближайшим урокам семьи и показывает, на сколько хватит денег: «японский — 60 минут, корейский — 45 минут». Без дробей, в уроках и минутах.

Как принимаем
  • На согласованных примерах — два языка, урок на стыке двух оплат с разной ценой, ученик без расписания — прогноз совпадает с ручным расчётом.

3.3.4Баланс в кабинетах

Семья видит прогноз, преподаватель — только уроки и минуты, без денег.

2 ч34 $

Что это и зачем

Семья видит прогноз по каждому ребёнку и языку; преподаватель — только уроки и минуты своего ученика, без денег.

Как принимаем
  • Семья и преподаватель видят баланс в нужном виде
  • преподаватель не видит гривен.

3.4 Подарки

4 ч · 67 $

Подарочные уроки копятся у семьи и становятся поводом вернуть ученика.

3.4.1«Сундучок» подарков

Подарочные уроки копятся в «сундучке» семьи без срока.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Подарочные уроки за день рождения, друга, предоплату и крупную оплату попадают в «сундучок» семьи. Срока жизни нет.

Как принимаем
  • Подарок появляется в сундучке по своему основанию
  • видно, откуда он.

3.4.2Использование подарка

Родитель сам решает, когда и на какого ребёнка потратить подарок.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

Родитель сам выбирает, когда и на какого ребёнка потратить подарок. Сами подарки не тратятся. Один подарок — один урок. Преподаватель получает обычную оплату.

Как принимаем
  • Активированный подарок списывается вместо оплаченного урока
  • без активации подарки не тратятся.

3.5 Долги

4,5 ч · 76 $

Ученик может немного поучиться в долг, а преподаватель заранее видит свой риск.

3.5.1Учёба в долг и гарантия школы

Первые 2 урока в долг гарантирует школа, следующие — на риске преподавателя.

3 ч51 $

Что это и зачем

Первые 2 урока в долг школа гарантирует преподавателю, следующие — на его риск, потом уроки останавливаются. Преподаватель видит: «−2 урока, следующий на ваш риск». Менеджер получает задачу с первого урока в долг.

Как принимаем
  • На примере: 2 урока в долг — гарантия школы, следующие 2 — на риске преподавателя (он видит это до урока), дальше урок без оплаты провести нельзя
  • менеджер получает задачу с первого урока в долг.

3.5.2Погашение долга

Оплата гасит старые долги, преподаватель получает и за рисковые уроки.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

Поступившая оплата сначала гасит самые старые долги. Если долг погашен позже, преподаватель получает деньги и за уроки, проведённые на свой риск.

Как принимаем
  • Частичная оплата гасит старые уроки
  • рисковые уроки оплачиваются преподавателю после погашения.

3.6 Повышение цен

5 ч · 85 $

Цены поднимаются по правилам, и менеджер не забывает об этом.

3.6.1Общее повышение для новых учеников

Новая таблица цен с даты — для новых учеников.

1 ч17 $

Что это и зачем

Владелец запускает новую таблицу цен для школы с даты — она действует для новых учеников.

Как принимаем
  • С даты повышения новые ученики платят по новой таблице, текущие — нет.

3.6.2Индивидуальное повышение по числу уроков

Около 40-го урока менеджер предупреждает семью, новая цена — с 50-го.

3 ч51 $

Что это и зачем

Программа помнит, когда и на сколько поднимали цену каждому ученику. Около 40-го урока менеджер получает задачу предупредить семью; новая цена действует с 50-го урока, но не раньше чем через 14 дней после предупреждения. Менеджер может договориться о меньшей надбавке и поделить её между школой и преподавателем.

Как принимаем
  • Задача приходит на нужном уроке
  • новая цена применяется не раньше 14 дней после предупреждения
  • ранее оплаченные уроки идут по старой цене.

3.6.314 дней на докупку по старой цене

После предупреждения 14 дней можно оплатить уроки по старой цене.

1 ч17 $

Что это и зачем

После предупреждения у семьи 14 дней, чтобы оплатить сколько угодно уроков по старой цене. Если менеджер не закрыл задачу за 14 дней — сигнал владельцу.

Как принимаем
  • Оплата в течение 14 дней идёт по старой цене
  • после — по новой.

3.7 ФОП и возвраты

8 ч · 136 $

Лимиты ФОП не превышаются, возвраты считаются одинаково для всех.

3.7.1ФОП и лимиты

Программа следит за лимитами ФОП и вовремя выдаёт реквизиты следующего.

3 ч51 $

Что это и зачем

ФОП — предприниматель, на счёт которого семьи переводят оплату. Один ФОП на все школы. Программа считает, сколько пришло на ФОП с начала года, процент от лимита и когда при нынешнем темпе он будет достигнут. С 80% новые ученики получают реквизиты следующего ФОП, с 95% — все. Если следующий ФОП не заведён, задача владельцу.

Как принимаем
  • При достижении порога семьи получают новые реквизиты
  • деньги, пришедшие на старые реквизиты, всё равно учитываются
  • виден прогноз даты порога.

3.7.2Смена реквизитов с подтверждением

Новые реквизиты действуют только после подтверждения владельца.

1 ч17 $

Что это и зачем

Новые реквизиты — и для оплат семей, и для карт выплат преподавателям — не начинают действовать, пока их не подтвердит владелец. Защита от подмены.

Как принимаем
  • Без подтверждения владельца семьям показываются старые реквизиты.

3.7.3Возврат денег

Программа сама считает сумму возврата и напоминает о сроке.

3 ч51 $

Что это и зачем

Семья подаёт заявление на возврат, менеджер сначала предлагает паузу или другой язык. Программа считает сумму: оплачено минус пройденные уроки по цене ступени, минус использованные подарки, минус 5%. Заявление принимается в течение 45 дней с последнего урока. Деньги нужно вернуть за 30 дней: на 25-й день — напоминание бухгалтеру. Бухгалтер отмечает факт возврата.

Как принимаем
  • На согласованном примере с двумя оплатами и подарком сумма совпадает с ручным расчётом
  • на 46-й день заявление не принимается
  • возврат уменьшает баланс один раз.

3.7.4«Оплачено, но не проведено»

Отчёт: сколько оплаченных денег ещё не списано за уроки.

1 ч17 $

Что это и зачем

Отчёт: сколько оплаченных денег ещё не списано за уроки — по ФОП и всего.

Как принимаем
  • Сумма совпадает с суммой остатков всех семей.

Этап 4

Менеджер и связь с семьёй

46 ч778 $3 блока · 21 задача

Зачем

Менеджер не держит дела в голове: всё, что требует внимания человека, приходит к нему задачей, а семья получает понятные сообщения.

Что школа получает после этапа

Все нестандартные ситуации превращаются в задачи с ответственным и сроком, владелец раз в день видит, что не сделано. Бот сам сообщает семье об уроках, списаниях и долгах. Родители получают отчёты о прогрессе.

4.1 События — задачи для команды

14,5 ч · 245 $

Ничего не теряется и видно, кто как быстро реагирует.

4.1.1Раздел «События»

Список задач: что случилось, кто отвечает и до какого срока.

3 ч51 $

Что это и зачем

Простой список задач: что случилось, с кем, кто отвечает, до какого срока, что сделано. У каждого сотрудника — свои задачи.

Как принимаем
  • Задачу можно создать, назначить, закрыть с результатом
  • просроченные выделяются.

4.1.2Задачи из всех разделов программы

Ситуации из списка, где нужен человек, сами становятся задачами.

4 ч68 $

Что это и зачем

Подключаю ситуации, которые требуют человека, — ровно по этому списку: непонятная оплата, неотмеченный урок, 2 пропуска, конец паузы без ответа, долг, пора поднимать цену, спор о списании, смена реквизитов, ученик 48 часов без постоянного расписания после первой оплаты, нет свободных окон для переноса, возможная двойная оплата, просроченное голосовое или отчёт, зарплатные вопросы 1–2 числа. Одна ситуация — одна задача; если причина исчезла, задача закрывается.

Как принимаем
  • Каждая ситуация из списка создаёт задачу нужному человеку
  • повтор не создаёт дубль
  • исчезнувшая причина закрывает задачу.

4.1.3Просроченные задачи и сводка владельцу

Просрочка переходит выше, владелец раз в день видит всё невыполненное.

2 ч34 $

Что это и зачем

Не сделал преподаватель вовремя — задача переходит менеджеру; не сделал менеджер — владельцу. Раз в день владелец видит одну таблицу всего невыполненного.

Как принимаем
  • Просроченная задача переходит выше
  • владелец получает ежедневную сводку.

4.1.4Скорость реакции сотрудников

Сколько задач у каждого сотрудника и как быстро он их закрывает.

1 ч17 $

Что это и зачем

Статистика: сколько задач у каждого и как быстро он их закрывает.

Как принимаем
  • Владелец видит по каждому сотруднику число задач и среднее время закрытия.

4.1.5Список «потеряшек» для сейла

Раз в месяц — список ушедших и долгих «паузников» для прозвона.

0,5 ч8 $

Что это и зачем

Раз в месяц менеджер выгружает ушедших и долгих «паузников» для повторного прозвона сейлом.

Как принимаем
  • Выгрузка содержит нужных учеников с контактами.

4.1.6Рабочий стол менеджера

Одна страница менеджера: задачи, ученики «под вниманием», платежи, долги.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Одна страница для менеджера, который ведёт учеников после первой оплаты (retention): задачи на сегодня, ученики «под вниманием», нераспознанные платежи, долги, отчёты на проверку.

Как принимаем
  • На странице пять списков: задачи на сегодня, ученики «под вниманием», нераспознанные оплаты, долги, отчёты на одобрение.

4.1.7Кнопка «Помощь» и обращения

Вопрос из кабинета сам уходит нужному человеку по теме.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

В кабинете ученика и преподавателя — кнопка «Помощь»: вопрос сам уходит нужному человеку по теме (деньги, расписание, преподаватель). Жалобы и отзывы — менеджеру и ментору.

Как принимаем
  • Вопрос по каждой теме из кабинета ученика и преподавателя приходит нужному человеку задачей со сроком
  • жалоба и отзыв приходят менеджеру и ментору.

4.2 Бот и сообщения

16,5 ч · 279 $

Семья всё узнаёт вовремя, без ручных рассылок.

4.2.1Бот школы

Бот в Telegram: семья и преподаватель привязываются к своим аккаунтам.

3 ч51 $

Что это и зачем

Подключаю бот Telegram: семья и преподаватель привязываются к своим аккаунтам. У ребёнка без Telegram сообщения идут маме.

Как принимаем
  • После привязки семья получает сообщения в бот
  • ребёнку без Telegram — через маму.

4.2.2Шаблоны сообщений

Тексты всех сообщений с подстановкой и предпросмотром.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Тексты всех сообщений с подстановкой имени, времени, суммы и бренда школы. Перед сохранением — предпросмотр на тестовом ученике и отправка себе; старые версии хранятся, к ним можно вернуться.

Как принимаем
  • Изменение шаблона меняет текст сообщений
  • неизвестная подстановка не сохраняется
  • можно вернуть прошлую версию.

4.2.3Автоматические сообщения

Напоминания об уроках, списания, долги и изменения расписания — сообщениями.

4 ч68 $

Что это и зачем

Семье: напоминание об уроке, списание, долг, конец паузы, изменение расписания, отмена урока преподавателем. Преподавателю: список уроков на день, новый ученик, напоминание об отметке. Устаревшие не отправляются: если урок отменили, напоминание не уйдёт.

Как принимаем
  • Каждое событие из списка отправляет сообщение
  • отменённый урок не напоминается.

4.2.4Тихие часы

С 22:00 до 9:00 сообщения не уходят, рекламы — не больше 2–4 в месяц.

1 ч17 $

Что это и зачем

С 22:00 до 9:00 сообщения не уходят, кроме напоминания за 30 минут до урока. Рекламы — не больше 2–4 в месяц на семью.

Как принимаем
  • Ночью сообщения ждут утра
  • лимит рекламы соблюдается.

4.2.5Короткие ответы в боте

Отметить урок, ответить или прислать скрин можно прямо в боте.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Преподаватель отмечает урок и отправляет голосовое об ученике; семья отвечает «возвращаемся / нет» перед концом паузы, присылает скрин оплаты и может оспорить списание. Ученика про неотмеченный урок бот не спрашивает.

Как принимаем
  • Ответ кнопкой сразу меняет данные в программе
  • скрин и голосовое попадают в нужную карточку.

4.2.6Сообщения о деньгах

Сообщения семье об остатке, конце баланса, долге и подарке.

1 ч17 $

Что это и зачем

Обязательные сообщения семье: на балансе остался 1 урок, баланс закончился, напоминания о долге на 1, 3 и 7 день, получен подарок.

Как принимаем
  • Каждое сообщение уходит в свой момент один раз и не уходит, если повод исчез (долг погашен).

4.2.7Сообщения по ходу обучения

Приветствие, вопросы о дне рождения и об обучении, просьба об отзыве.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

Приветствие после первой оплаты, вопрос о дате рождения, «как вам обучение?» после 4-го урока и после смены преподавателя (плохой ответ — задача менеджеру), один запрос отзыва после 40 уроков, приглашения в сообщество и соцсети школы.

Как принимаем
  • Каждое сообщение уходит в свой момент один раз
  • негативный ответ создаёт задачу.

4.2.8Контроль работы бота

Программа замечает, если ученик заблокировал бот или бот перестал работать.

1 ч17 $

Что это и зачем

Если ученик заблокировал бот — отметка в карточке и задача менеджеру. Если бот перестал работать — сигнал администратору.

Как принимаем
  • Блокировка бота видна в карточке и создаёт задачу
  • бот проверяется каждую минуту, если он не отвечает 10 минут — ответственный получает сигнал.

4.3 Прогресс ученика

15 ч · 254 $

Родители видят пользу занятий, ментор заранее видит, кто может уйти.

4.3.1«Три галочки» после урока

После урока преподаватель за секунды отмечает ученика по трём критериям.

1 ч17 $

Что это и зачем

После каждого урока преподаватель за пару секунд отмечает ученика по трём критериям, которые утвердит школа (например, поведение и домашка).

Как принимаем
  • Отметка занимает несколько секунд и сохраняется в истории ученика.

4.3.2«Здоровье ученика»

По галочкам ученик получает цвет: зелёный, жёлтый или красный.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

По галочкам программа показывает цвет ученика: зелёный, жёлтый, красный. Ментор и менеджер видят, кто может уйти.

Как принимаем
  • На согласованном примере нескольких уроков (с домашкой и без) цвет совпадает с ожидаемым
  • если домашку не задавали, этот пункт не учитывается.

4.3.3Оценка урока учеником

Раз в 3 урока ученик оценивает урок от 1 до 5 звёзд.

1 ч17 $

Что это и зачем

Раз в 3 урока бот спрашивает ученика «Как прошёл урок?» — от 1 до 5 звёзд и комментарий по желанию. Пока программа только собирает статистику.

Как принимаем
  • Вопрос приходит раз в 3 урока
  • ответы видны в отчёте.

4.3.4Голосовые преподавателя

Голосовое об ученике переводится в текст и раскладывается по разделам.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Раз в несколько уроков бот просит преподавателя записать короткое голосовое об ученике. Программа переводит его в текст и раскладывает: сильные стороны, над чем работать, план. Если непонятно — задача менеджеру уточнить.

Как принимаем
  • Голосовое превращается в структурированную заметку в карточке ученика
  • непонятное создаёт задачу.

4.3.5Отчёт о прогрессе

Программа сама собирает отчёт о прогрессе, менеджер одобряет отправку.

6 ч102 $

Что это и зачем

Из заметок, галочек и посещаемости программа собирает отчёт: ученику — картинка, родителю — PDF, взрослому ученику — свой вариант, в фирменном оформлении школы. Перед отправкой отчёт одобряет менеджер. Первый — после 3-го урока, дальше раз в 30 дней. Все отчёты хранятся в архиве ученика.

Как принимаем
  • Отчёт собирается сам, уходит только после одобрения
  • родитель и ребёнок получают свой формат.

4.3.6Уровень и экзамены

Уровень ученика по каждому языку и напоминание об экзамене.

1 ч17 $

Что это и зачем

У ученика по каждому языку записан уровень (например, TOPIK 1–6, JLPT N5–N1, HSK 1–9). Даты экзаменов менеджер вносит раз в год, преподаватель получает напоминание о ближайшем экзамене.

Как принимаем
  • В карточке ученика виден уровень по каждому языку
  • перед экзаменом преподаватель получает напоминание по своим ученикам с подходящим уровнем.

Этап 5

Бухгалтерия, продажи, менторы и владелец

32 ч542 $4 блока · 16 задач

Зачем

Каждый сотрудник получает своё рабочее место, а владелец — цифры школы в одном месте.

Что школа получает после этапа

Бухгалтер выплачивает зарплаты по готовой ведомости, сейл бронирует пробные сам, ментор видит свою команду, владелец смотрит сводку заработка в любой момент.

5.1 Начисления и выплаты

11,5 ч · 194 $

Зарплата считается сама, преподаватель видит, откуда каждая гривна.

5.1.1Начисление за уроки

За каждый урок преподавателю начисляется оплата по его ставке.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

За каждый проведённый урок преподавателю начисляется оплата по его ставке на дату урока. Пробный 60 минут — если ученик остался. Спорные уроки — после решения спора.

Как принимаем
  • Начисления за месяц совпадают с ручным расчётом по урокам.

5.1.2Процент ментора

Ментор получает 7% или 8% от суммы уроков своей команды.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

Ментор получает процент от суммы уроков своей команды: 7% или 8% при достижении порога. Свои уроки ментора и бонусы в расчёт не входят.

Как принимаем
  • На примерах сумм 99 499, 99 500 и 99 600 грн процент совпадает с ручным расчётом
  • при смене ментора уроки до даты смены идут прежнему.

5.1.3Ведомость и выплата

Раз в месяц — ведомость одной кнопкой, бухгалтер платит до 7-го числа.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Раз в месяц программа готовит ведомость: расчёт → закрытая ведомость → отметка о выплате. Бухгалтер выплачивает до 7-го числа. Закрытый месяц не меняется — исправления отдельной строкой в следующем.

Как принимаем
  • Ведомость формируется одной кнопкой
  • после отметки выплаты месяц закрыт.

5.1.4Зарплата в кабинете преподавателя

Преподаватель видит заработок с расшифровкой по урокам.

1 ч17 $

Что это и зачем

Преподаватель видит свой заработок с расшифровкой по урокам.

Как принимаем
  • Каждая сумма раскрывается до списка уроков.

5.1.5Рабочее место бухгалтера

Одна страница бухгалтера: ведомость, карты, ФОП, возвраты.

2 ч34 $

Что это и зачем

Одна страница: ведомость, карты для выплат, ФОП и их заполнение, возвраты на исполнение.

Как принимаем
  • С этой страницы открываются ведомость, реквизиты выплат, остатки и лимиты ФОП и очередь возвратов.

5.1.6Карты для выплат и история

Карта для выплат с проверкой номера и история выплат по месяцам.

2 ч34 $

Что это и зачем

Карточка выплат преподавателя: ФИО получателя, номер карты или IBAN с проверкой. История выплат по месяцам с расшифровкой и квитанцией.

Как принимаем
  • Неверный номер карты не сохраняется
  • история выплат видна бухгалтеру и преподавателю.

5.2 Продажи

9,5 ч · 161 $

Сейл записывает на пробный сам, не дожидаясь ответа преподавателя.

5.2.1Запись на пробный по свободному времени

Сейл сам находит свободного преподавателя и бронирует пробный.

3 ч51 $

Что это и зачем

Менеджер по продажам (сейл) ищет преподавателя по языку, уровню, длительности и часовому поясу, видит его свободное время и сам бронирует пробный. Если точных совпадений нет — видит ближайшие варианты.

Как принимаем
  • Сейл записывает ученика на пробный без переписки с преподавателем
  • время сразу занято.

5.2.2Преподаватель подтверждает контакт с новым учеником

Преподаватель отмечает «связался», нет отметки за сутки — задача.

1 ч17 $

Что это и зачем

Когда сейл записал ученика, преподаватель получает его карточку (имя, язык, уровень, удобное время) и отмечает «связался». Нет отметки за сутки — задача менеджеру и ментору.

Как принимаем
  • Карточка приходит преподавателю сразу
  • без отметки за сутки появляется задача.

5.2.3Напоминания о пробном уроке

Бот напоминает о пробном и спрашивает, состоялся ли он.

2 ч34 $

Что это и зачем

Бот напоминает ученику о пробном за сутки и за 30 минут. Кнопка «Не смогу» сразу сообщает преподавателю и сейлу. После пробного бот спрашивает преподавателя «Пробный состоялся?»; без ответа — напоминание, затем задача сейлу.

Как принимаем
  • Ученик получает оба напоминания
  • «Не смогу» доходит до преподавателя и сейла
  • без ответа о пробном появляется задача.

5.2.4Правила пробных

Сколько бесплатных пробных положено и когда пробный оплачивается.

2 ч34 $

Что это и зачем

Пробный 30 минут бесплатный, 60 минут оплачивается преподавателю, если ученик остался, и считается первым оплаченным уроком. Не больше 2 бесплатных пробных на контакт за 360 дней, неявка тоже считается; второй — у другого преподавателя, третий — только после оплаты. Если ученик вернулся к тому же преподавателю, пробный ему оплачивается, к другому — нет. Перенос пробного бесплатный.

Как принимаем
  • На примерах: третий бесплатный пробный назначить нельзя
  • 60-минутный пробный засчитан первым оплаченным уроком
  • после возврата денег преподаватель всё равно получает оплату за пробный
  • несостоявшийся пробный не оплачивается.

5.2.5Ежемесячная сверка расписания и метки для сейла

Раз в месяц преподаватель подтверждает свободные места, у сейла — метки.

1,5 ч25 $

Что это и зачем

1-го числа преподаватель подтверждает расписание и сколько мест у него свободно для новых учеников. Для сейла — простые метки «Приоритет», «Не сейчас», «Набрал».

Как принимаем
  • 1-го числа преподаватель получает запрос и подтверждает расписание и свободные места
  • сейл видит преподавателей с метками и отбирает их по языку.

5.3 Менторы

4 ч · 68 $

Ментор следит за качеством своей команды.

5.3.1Рабочее место ментора

Ментор видит свою команду, нагрузку и «здоровье» учеников.

2 ч34 $

Что это и зачем

Преподаватели команды, их нагрузка, «здоровье» учеников, ставки.

Как принимаем
  • Ментор видит проблемных учеников и меняет ставку с датой.

5.3.2Уход сотрудника

Передать учеников и закрыть доступ — одной операцией.

1 ч17 $

Что это и зачем

Передача учеников другому преподавателю и отключение доступа одной операцией.

Как принимаем
  • Ученики переходят без потери истории, доступ уволенного закрыт.

5.3.3Еженедельная сводка ментору

По понедельникам ментор получает учеников с плохим «здоровьем» и сводку команды.

1 ч17 $

Что это и зачем

Каждый понедельник ментор получает список учеников с плохим «здоровьем» и короткую сводку по своей команде.

Как принимаем
  • В понедельник ментор получает список учеников с плохим «здоровьем» и сводку по команде
  • в списке только ученики его преподавателей.

5.4 Владелец

7 ч · 119 $

Главные цифры школы — в одном месте и в любой момент.

5.4.1Сводка владельца

Сколько денег пришло и на сколько проведено уроков — за день и месяц.

3 ч51 $

Что это и зачем

Сколько денег поступило и на какую сумму проведено уроков — сегодня и за месяц; число уроков; невыполненные задачи. Открывается сразу, без второго подтверждения.

Как принимаем
  • Сводка показывает цифры за день и месяц, совпадающие с отчётами.

5.4.2Основные отчёты

Отчёты по ученикам, деньгам, долгам и нагрузке с выгрузкой в Excel.

4 ч68 $

Что это и зачем

Ученики по статусам, длительность пауз, поступления и нераспознанные платежи, долги по давности (до 7, 8–30, больше 30 дней), остатки оплат у активных и ушедших учеников, возвраты, заполнение ФОП, нагрузка преподавателей. Неделя в отчётах — с пятницы по четверг. Любой отчёт выгружается в Excel.

Как принимаем
  • Каждый отчёт фильтруется по периоду и школе и выгружается.

Этап 6

Запуск и переезд

21 ч356 $3 блока · 9 задач

Зачем

Переходим на новую программу постепенно, без остановки работы школы.

Что школа получает после этапа

Школа полностью работает в новой программе, данные перенесены и сверены, сотрудники обучены, первый месяц после сдачи — бесплатная поддержка: исправляю всё, что работает неправильно.

6.1 Проверка перед запуском

5,5 ч · 93 $

Живые деньги появляются только после полной проверки.

6.1.1Проверка всех сценариев

Прохожу все типовые ситуации — от пробного до возврата денег.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Прохожу все типовые ситуации от записи на пробный до возврата денег: оплаты, списания, отмены, пропуски, долги, подарки, выплаты.

Как принимаем
  • Все типовые сценарии, которые входят в выбранный объём, выполнены на согласованных примерах
  • для каждого сохранён результат
  • перенесённые сценарии перечислены отдельно.

6.1.2Проверка защиты и восстановления

Перед живыми деньгами ещё раз проверяю права и восстановление из копии.

1 ч17 $

Что это и зачем

Перед живыми деньгами ещё раз проверяю права ролей и восстановление из копии.

Как принимаем
  • Роли не видят лишнего
  • восстановление из копии проверено на свежих данных.

6.2 Переезд

11,5 ч · 195 $

Сначала небольшая группа, потом все.

6.2.1Перенос данных

Переношу учеников, балансы, долги и расписание, семьи подтверждают баланс.

6 ч102 $

Что это и зачем

Переношу преподавателей, учеников, семьи, балансы (вместе со старыми ценами оплат), долги, подарки и расписание из текущей CRM и таблиц. Каждая семья подтверждает баланс («всё верно / есть вопрос»), вопросы уходят менеджеру, напоминания о долге первые 7 дней не отправляются. Старые подарки, приветствия и начисления при переносе не запускаются.

Как принимаем
  • Перенесённые остатки совпадают с подтверждёнными школой
  • семьи подтвердили баланс или их вопросы разобраны
  • при переносе не ушло ни одного лишнего сообщения.

6.2.2Запуск с преподавателями-тестерами

Первыми переходят преподаватели-тестеры и их ученики.

3 ч51 $

Что это и зачем

Первыми переходят активные преподаватели-тестеры и их ученики. Какое-то время школа работает в двух системах, я исправляю найденное. Для каждой группы заранее договариваемся: с какой даты основной учёт в новой программе и как вернуться к старому, если найдётся серьёзная ошибка.

Как принимаем
  • Тестеры ведут всю работу в новой программе
  • замечания исправлены.

6.2.3Переход всей школы

Остальные переходят группами, старый учёт закрывается.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Переношу остальных преподавателей и учеников группами, сверяю остатки; старый учёт закрываем вместе.

Как принимаем
  • Вся школа работает в новой программе
  • старый учёт закрыт без двойного ввода.

6.3 Обучение и поддержка

4 ч · 68 $

Сотрудники уверенно работают с первого дня.

6.3.1Инструкции для каждой роли

Короткая инструкция для каждой роли и для семьи.

2 ч34 $

Что это и зачем

Короткие инструкции: преподаватель, менеджер, бухгалтер, сейл, ментор, семья. Готовлю по мере готовности функций, до запуска тестеров.

Как принимаем
  • У каждой роли есть инструкция на 1–2 страницы.

6.3.2Описание программы для будущих разработчиков

Техническое описание, чтобы любой разработчик мог продолжить работу.

1 ч17 $

Что это и зачем

Короткое техническое описание: как устроена программа, где что настраивается, как обновлять и восстанавливать. Нужно, чтобы любой разработчик мог продолжить работу.

Как принимаем
  • Описание передано школе вместе с доступами.

6.3.3Обучение сотрудников

Созвоны с показом работы для каждой роли.

1 ч17 $

Что это и зачем

Созвоны с показом работы для каждой роли.

Как принимаем
  • Каждая роль прошла обучение.

6.3.4Месяц бесплатной поддержки

Месяц после сдачи бесплатно исправляю всё, что работает неправильно.

включеновключено

Что это и зачем

В течение месяца после сдачи бесплатно исправляю всё, что работает неправильно. Новые функции и доработки — отдельно.

Как принимаем
  • Все ошибки, найденные в течение месяца, исправлены.

Этап 7 · после запуска, ТЗ уточняется

Учёт доходов, расходов и прибыли

12,5 ч≈ 212 $1 блок · 4 задачи

Зачем

Владелец видит не только поступления, но и расходы и реальную прибыль школы — без ручной таблицы.

Что школа получает после этапа

Расходы на рекламу подтягиваются сами, остальные вносятся по категориям, владелец видит прибыль и убытки по месяцам и сводные экраны с показателями.

За основу беру готовое решение, состав уточним на отдельной встрече.

7.1 Учёт и аналитика

12,5 ч · 212 $

Переношу готовое решение и настраиваю под школу.

7.1.1Перенос готового модуля учёта

Подключаю готовый модуль доходов и расходов и настраиваю под школу.

3 ч51 $

Что это и зачем

Подключаю готовый модуль учёта доходов и расходов и настраиваю под школу: категории, школы, валюты.

Как принимаем
  • Модуль работает в программе школы с категориями школы.

7.1.2Расходы на рекламу автоматически

Расходы Facebook, Google и TikTok подтягиваются сами каждый день.

3 ч51 $

Что это и зачем

Расходы из рекламных кабинетов Facebook, Google и TikTok подтягиваются сами каждый день.

Как принимаем
  • Расходы за вчера видны в программе без ручного ввода.

7.1.3Ручные расходы и регулярные выплаты

Остальные расходы — по категориям, регулярные выплаты — по формуле.

2 ч34 $

Что это и зачем

Остальные расходы вносятся по категориям; регулярные выплаты (например, таргетологу — процент от рекламного бюджета) считаются по формуле.

Как принимаем
  • Ручной расход попадает в нужную категорию
  • регулярная выплата считается сама.

7.1.4Прибыль и сводные экраны

Прибыль и убытки по месяцам и главные показатели на сводных экранах.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Отчёт о прибыли и убытках по месяцам и категориям, сводные экраны с главными показателями.

Как принимаем
  • Отчёт за контрольный месяц совпадает с таблицей школы.

Этап 8 · после запуска, ТЗ уточняется

Мотивация команды

37,5 ч≈ 636 $1 блок · 9 задач

Зачем

Ставки, премии и штрафы считаются по понятным правилам, а владелец видит, кто как работает.

Что школа получает после этапа

Зарплата преподавателей и сотрудников считается с премиями, доплатами и вычетами, есть рейтинги и показатели школы на сводных экранах.

Правила школа передаст отдельно, после этого уточню состав и время.

8.1 Правила оплаты и показатели

37,5 ч · 636 $

Добавляю правила школы в систему начислений, которую заложил в основной версии.

8.1.1Правила ставок

От чего зависит ставка преподавателя и кто её меняет.

4 ч68 $

Что это и зачем

От чего зависит ставка преподавателя и кто её меняет — по правилам школы.

Как принимаем
  • Ставка меняется только по правилам и с датой.

8.1.2Премии и бонусы за стаж

Премии по показателям и бонусы за 3, 6, 9 и 12 месяцев работы.

5 ч85 $

Что это и зачем

Премии по показателям и бонусы за 3, 6, 9 и 12 месяцев работы.

Как принимаем
  • Премия и бонус начисляются в нужный месяц с расшифровкой.

8.1.3Доплаты

Доплаты за замену и подготовку материалов — после утверждения.

3 ч51 $

Что это и зачем

Доплаты за замену, подготовку материалов и т. п. с утверждением ментором или владельцем.

Как принимаем
  • Доплата попадает в ведомость только после утверждения.

8.1.4Вычеты и штрафы

Программа предлагает вычет, решает ментор или владелец.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Вычеты за просроченные отметки и отчёты: программа предлагает, решение принимает ментор, при его молчании — владелец.

Как принимаем
  • Вычет попадает в ведомость только после решения человека.

8.1.5Согласование расчёта с преподавателем

Преподаватель подтверждает расчёт или задаёт вопрос.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Преподаватель подтверждает расчёт или пишет вопрос; спор разбирает ментор; частичная выплата неспорной части.

Как принимаем
  • Неспорная часть выплачивается вовремя, спорная — после разбора.

8.1.6Выплаты другим сотрудникам

Оплата менеджера, сейла, SMM и других по их правилам.

3 ч51 $

Что это и зачем

Расчёт оплаты менеджера, сейла, SMM и других по их правилам.

Как принимаем
  • Ведомость включает всех сотрудников с расшифровкой.

8.1.7Рейтинги преподавателей и команд

Рейтинги по согласованным показателям.

4,5 ч76 $

Что это и зачем

Рейтинги по согласованным показателям, без влияния звёзд ученика, пока школа не решит иначе.

Как принимаем
  • Рейтинг пересчитывается по правилам и объясним.

8.1.8Показатели школы и сводные экраны

Удержание, отток, нагрузка и сигналы риска на экранах владельца.

6 ч102 $

Что это и зачем

Удержание после пробного, отток, нагрузка, сигналы риска, недельная сводка — на сводных экранах владельца.

Как принимаем
  • Показатели за контрольный месяц совпадают с ручным расчётом.

8.1.9Распределение новых учеников

Кому отдавать новых учеников — с учётом показателей.

3 ч51 $

Что это и зачем

Кому из преподавателей отдавать новых учеников — с учётом показателей.

Как принимаем
  • Сейл видит рекомендованных преподавателей по правилам школы.

Этап 9 · после запуска, ТЗ уточняется

Общение с учениками

15,5 ч≈ 263 $1 блок · 4 задачи

Зачем

Вся переписка школы с семьями — в рабочих каналах школы, а не в личных мессенджерах преподавателей.

Что школа получает после этапа

Школа общается с семьями через свои номера и мессенджеры, история переписки хранится в программе, семьи без Telegram получают все сообщения.

Способ общения школа определит отдельно.

9.1 Каналы связи

15,5 ч · 263 $

Убираю личные мессенджеры из работы школы.

9.1.1Переписка внутри программы

Семья и школа переписываются в кабинете.

5 ч85 $

Что это и зачем

Семья и школа переписываются в кабинете; сообщения видны менеджеру и преподавателю по их правам.

Как принимаем
  • Сообщение из кабинета доходит нужному сотруднику, ответ — семье.

9.1.2Рабочие номера и другие мессенджеры

Рабочие номера и мессенджеры, кроме Telegram.

6 ч102 $

Что это и зачем

Подключение рабочих номеров преподавателей и мессенджеров кроме Telegram (например, Viber или WhatsApp).

Как принимаем
  • Сообщение через подключённый мессенджер попадает в историю программы.

9.1.3История и права на переписку

Вся переписка хранится в карточке ученика, доступ — по ролям.

2,5 ч42 $

Что это и зачем

Вся переписка хранится в карточке ученика; кто что видит — по ролям.

Как принимаем
  • Ментор видит переписку своей команды, преподаватель — только свою.

9.1.4Семьи без Telegram

Семьи без Telegram получают сообщения через другой канал.

2 ч34 $

Что это и зачем

Все автоматические сообщения дублируются семьям без Telegram через другой канал.

Как принимаем
  • Семья без Telegram получает те же сообщения.

Опции

11 опций · 3 группы

Не первой необходимости: можно не делать сейчас и сэкономить, а добавить, когда понадобится.

1 Если понадобится

3 опции

Зависят от решения школы, бухгалтера или юриста.

Отдельный ФОП для каждой школы

Если по совету бухгалтера каждая школа должна принимать деньги на свой ФОП.

+15% к этапу 3 (≈9 ч)≈153 $

Договор-оферта в кабинете

Актуальная оферта в кабинете, отметка о согласии с датой и версией. При новой версии семья подтверждает заново.

1 ч17 $

Парные уроки

Урок на двух учеников — как маленькая группа, со своей ценой.

1 ч17 $

2 Удобства

6 опций

Приятно иметь, но школа спокойно работает и без них.

Выписка для семьи

Семья выгружает историю оплат и списаний за период в PDF или Excel — например, для отчёта или налогового вычета.

1 ч17 $

Календарь праздников

Календарь праздников: перед праздником бот спрашивает преподавателя, работает ли он, и предупреждает учеников; затронутые уроки отменяются или остаются по его ответу.

1 ч17 $

Отчёт о качестве данных

Раз в неделю — список учеников без источника, часового пояса или плательщика и доля автоматически распознанных оплат, с переходом в карточку для исправления.

0,5 ч8 $

Полезные материалы языка

Ссылки на каналы, сообщество и бесплатные материалы каждой школы.

0,5 ч8 $

Редактор дизайна карточек отчёта

Школа сама меняет цвета, логотип и тексты в готовом шаблоне отчёта.

2,5 ч42 $

Встречи команды ментора

Простой вариант: расписание встреч ментора с командой и отметка присутствия.

2 ч34 $

3 Вовлечение учеников

2 опции

Новые механики, которых сейчас в школе нет.

Баллы за активность

Ученик получает доли подарочного урока за отзывы, сторис и т. п.; набрал на урок — урок в сундучке.

5 ч85 $

Тест личности ученика

По желанию ученик проходит короткий тест — преподаватель и менеджер понимают, какой подход ему нужен. Награда баллами — только вместе с опцией «Баллы».

3 ч51 $

Все опции вместе: около 26,5 ч · 449 $.

Справка

5 разделов

Порядок работ и первый запуск

  • Этапы идут по порядку, но соседние частично делаются вместе: например, задачи менеджеру и сообщения семье подключаю, как только появляется функция, которая их создаёт.
  • Сразу после основы собираю короткую цепочку на тестовых данных: ученик из SalesDrive → оплата из банка → урок → списание → начисление преподавателю → сообщение семье. Так рано видно, что главное работает.
  • Запуск с преподавателями-тестерами — после этапов 1–3 и основной части этапов 4–5. Отчёты о прогрессе, сводные страницы и другие удобства подключаю уже при тестерах.
  • Инструкции для сотрудников готовлю до запуска тестеров.
  • Этапы 7–9 — после запуска, в любом порядке, по мере готовности правил.

На чём строю и почему

  • Основа — Frappe, открытая платформа для бизнес-программ: база данных, вход, права, резервные копии, связь с другими сервисами. На ней работают тысячи компаний. Писать это заново — платить за то, что давно сделано и проверено.
  • Всё, ради чего делается программа, пишу сам: семейный баланс и прогноз по расписанию, правила уроков, отмен и пропусков, подарки, долги, повышение цен, задачи менеджера, отчёты о прогрессе, начисления, кабинеты со своим дизайном. Стандартных экранов платформы пользователи не видят.
  • Программа и данные принадлежат школе. Она работает на сервере школы, платить за платформу каждый месяц не нужно. Поддерживать её сможет любой разработчик, знающий Frappe.
  • Экономия времени на готовой основе уже учтена в оценке.

Что может изменить стоимость

Это не запас времени: цена задач фиксированная. Ниже — случаи, когда меняются исходные данные, правила или чужие решения. Тогда связанные задачи пересчитаем вместе со школой.

Подключение банков и SalesDrive окажется сложнее

Если банки или SalesDrive передают данные не так, как в документации

до +5 ч · 85 $

Таблица цен и подарки сложнее

Если цены зависят ещё и от преподавателя, длительность уроков разная, подарки за ступени нестандартные

до +4 ч · 68 $

Решение юриста о сроке годности уроков

Если юрист разрешит срок годности оплаченных уроков

+2–3 ч · 34–51 $

Данные для переезда придётся долго чистить

Если в текущей CRM и таблицах много дублей и расхождений

до +5 ч · 85 $

Отчёт о прогрессе сложнее шаблона

Если школа захочет оформление сложнее фирменного шаблона, например карточку-«героя» ребёнка с наградами

до +4 ч · 68 $

Если сработают все случаи сразу — не больше +21 ч · 357 $.

Что заложено в оценку, пока школа не решила

Эти вопросы ещё не решены, в оценке взят указанный вариант. Если школа решит иначе, пересмотрю связанные задачи: например, другие правила цены затронут баланс, прогноз, возвраты и начисления.

  • Сотрудники и преподаватели входят по коду на почту; дополнительное подтверждение — только для бухгалтерии и денег.
  • Новые реквизиты подтверждает только владелец.
  • У оплаченных уроков нет срока годности. Если юрист решит иначе, см. «Что может изменить стоимость».
  • Вернуть деньги можно в течение 45 дней после последнего урока (срок уточняется у юриста и меняется в настройках).
  • Один ФОП на все школы. Отдельный ФОП для каждой школы — опция.
  • Пропуском в правиле «2 и 4 пропуска» считаются неявка и поздняя отмена; своевременная отмена — не пропуск.
  • Цены групп и пар, длительности уроков и подарки (за крупную оплату, за друга, за предоплату) беру из таблицы цен школы.
  • Процент ментора: при достижении порога 8% считается со всей суммы.
  • Если долг погашен позже, преподаватель получает оплату за уроки «на свой риск» без ограничения срока.
  • Пороги «здоровья ученика» и критерии трёх галочек предлагаю я, школа утверждает.
  • Мотивация (премии, штрафы, рейтинги) оценена в этапе 8 приблизительно. Начисления в основной версии сразу устроены так, чтобы добавить её без переделки.
  • Урок, внесённый задним числом, ученик может оспорить; отдельной проверки подозрительных уроков перед выплатой нет (можно добавить).
  • Юбилейные уроки: каждый 25-й, 50-й и 75-й — на треть дешевле (600 → 400 грн).
  • Лимит пробных — 2 бесплатных на контакт за 360 дней, неявка тоже считается; второй — у другого преподавателя.
  • У семьи один вход для взрослых; ребёнок при необходимости получает отдельный пароль только к своей странице.
  • Индивидуальное повышение: новая цена с 50-го урока, но не раньше чем через 14 дней после предупреждения.
  • Ручную оплату (из-за границы) подтверждает бухгалтер; скрин сам по себе не подтверждение.
  • Напоминания о пробном отправляет бот школы. Решение ученика продолжать учиться сейл ведёт в SalesDrive, а программа получает уже первую оплату.

Что нужно для старта

  • Тестовый доступ к SalesDrive.
  • Доступ к поступлениям Монобанка и ПриватБанка (или выписки за месяц), список ФОП и их лимиты.
  • Таблица цен: по языкам, ступени по количеству уроков, длительности, группы и пары, подарки.
  • Таблица прошлых оплат с ФИО плательщиков.
  • Список преподавателей со ставками и менторов.
  • Названия, цвета и логотипы школ.
  • Текст правил школы и оферта (после консультации с юристом).